Events Management と Veeva Vault のインテグレーション

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イベントに使用されるさまざまな種類のイベント資料をより適切に管理するために、管理者は Events Management と Veeva Vault を統合することができます。この統合では、CRM の EM_Catalog_vod オブジェクトと Vault のドキュメントオブジェクト間でカスタマイズ可能なフィールドマッピングを使用して、Vault のキュメント管理機能を活用し、承認済みおよび準拠したイベント資料をイベントに配信します。

例えば、Sarah Jones は Cholecap の糖尿病管理に対する有効性に関する講演者プログラムを作成しているとします。統合ジョブの実行前に、Verteo BioPharma 社の Vault インスタンス内の 3 つのドキュメントレコードが、同社のコンプライアンスチームによって承認されます:

  • 糖尿病管理に関する講演者プログラムのプレゼンテーションのスライド
  • Cholecap に関するイベントのために印刷された署名記入シート
  • Cholecap の糖尿病管理への有効性に関するイベントでの印刷・配布用のパンフレット

これらの Vault ドキュメントは Events Management カタログレコードとして CRM にインポートされ、統合プロセス中に作成されたイベントルールとトピック資料レコードを介して、適切な新規および既存のイベントで使用できるようになります。作成されたカタログはすべて Sarah のアカウントに関連しているため、サラは彼女のイベントで使用することができます。

設定

この機能を設定する前に、イベントのメタデータを Vault と同期が有効になっていることを確認してください。

この機能を設定するには:

  1. レコードに添付されるファイルのファイルアクセスを [レコードごとに設定] に設定する Salesforce ファイル設定が無効になっていることを確認してください。

  2. 管理者に以下の権限を付与します:

    オブジェクト

    OLS

    レコードタイプ

    フィールド

    FLS

    Connection_vod

    CRUD

    Connection_vod

    • Connection_URL_vod
    • Type_vod
    • Last_Sync_Date_vod
    • Last_Sync_Status_vod
    • Next_Sync_Date_vod
    • Sync_Settings_vod
    • External_ID_vod

    編集

    Connection_Field_Mapping_vod

    CRUD

    Field_Mapping_vod

    • Connection_vod
    • CRM_Object_vod
    • CRM_Field_vod
    • Connection_Field_vod
    • System_Mapping_vod
    • Status_vod
    • External_ID_vod

    編集

    Connection_Value_Mapping_vod

    CRUD

    Value_Mapping_vod

    • Connection_Field_Mapping_vod
    • CRM_Value_vod
    • Connection_Value_vod
    • External_ID_vod

    編集

    EM_Catalog_vod

    CRUD

    すべてのマッピングされたレコードタイプ

    • Connection_vod
    • Description_vod
    • Name_vod
    • Status_vod
    • Vault_Document_Version_ID_vod
    • その他すべてのマッピングされたフィールドおよびイベント資料にコピーされるフィールド

    編集

  3. Events Management インテグレーションユーザに以下の権限を付与します:

    オブジェクト

    OLS

    レコードタイプ

    フィールド

    FLS

    Connection_vod

    CRUD

    Connection_vod

    • Connection_URL_vod
    • Type_vod
    • Last_Sync_Date_vod
    • Last_Sync_Status_vod
    • Next_Sync_Date_vod
    • Sync_Settings_vod
    • External_ID_vod

    編集

    Connection_Field_Mapping_vod

    CRUD

    Field_Mapping_vod

    • Connection_vod
    • CRM_Object_vod
    • CRM_Field_vod
    • Connection_Field_vod
    • System_Mapping_vod
    • Status_vod
    • External_ID_vod

    編集

    Connection_Value_Mapping_vod

    CRUD

    Value_Mapping_vod

    • Connection_Field_Mapping_vod
    • CRM_Value_vod
    • Connection_Value_vod
    • External_ID_vod

    編集

    EM_Catalog_vod

    CRUD

    すべてのマッピングされたレコードタイプ

    • Connection_vod
    • Description_vod
    • Name_vod
    • Status_vod
    • Vault_Document_Version_ID_vod
    • その他すべてのマッピングされたフィールドおよびイベント資料にコピーされるフィールド

    編集

    EM_Topic_Material_vod

    CRUD

    • Product_Material_vod
    • Topic_Material_vod
    • Topic_vod
    • Product_vod
    • Material_vod
    • Material_Type_vod

    編集

    EM_Event_Rule_vod

    CRUD

    Material_vod

    • Country_Override_vod
    • Event_Configuration_vod
    • Material_vod
    • Material_Type_vod

    編集

    EM_Event_Configuration_vod

    R

    該当なし

    		VExternal_Id_vod

    参照

    EM_Event_Configuration_Country_vod

    R

    該当なし

    • Country_vod
    • Event_Configuration_vod

    参照

    Country_vod

    R

    該当なし

    		Alpha_2_Code_vod

    参照

    EM_Event_vod

    R

    該当なし

    • Event_Configuration_vod
    • Country_vod
    • Topic_vod
    • Product_vod
    • Lock_vod

    参照

    EM_Event_Material_vod

    CRUD

    –

    • EM_Event_vod
    • Material_vod
    • Material_Type_vod
    • イベントカタログにコピーするその他すべてのフィールド

    編集

  4. 管理者に以下の Apex クラスへのアクセス権限を付与します:

    • VeevaEmIntegrationAdminService
    • RecordTypeInfoVod
  5. 管理者に Events_Integration_Administration_vod Lightning レコードタブへのアクセス権限を付与します。

Vault での設定

PromoMat または Vault Medical インスタンス内でこの機能を有効化するには、CRM との同期を計画する各 Vault ドキュメントタイプに次にフィールドを追加します:

  • crm_org__v
  • crm_product__v
  • crm_em_catalog_type__v
  • crm_em_presentation_type__v – このフィールドは PowerPoint (.pptx) で使用される Vault ドキュメントタイプにのみ追加されるようになっています
  • crm_em_event_configuration__v
  • crm_em_event_topic__v

Events Management インテグレーションユーザの定義

Vault との連携を介して CRM レコードを更新するには、インテグレーションユーザを定義する必要があります。インテグレーションユーザを定義するには:

  1. Events Management インテグレーション管理タブに進みます。
  2. Vault セクションに進みます。
  3. インテグレーションユーザセクションで新規を選択します。

  4. 以下の情報を入力します:

    • ユーザ名
    • パスワード
    • これは Sandbox ですか？– CRM 組織が sandbox の場合、このチェックボックスを選択します
  5. 保存を選択して、入力した資格情報を検証します。

Vault インスタンスとの統合

Event Management のインテグレーションユーザが定義されると、管理者は以下の 1 つまたは複数の PromoMats または Vault Medical インスタンスを CRM org に接続することができます

  1. [Events Management インテグレーション管理] タブの接続セクションに移動します。

  2. 新規を選択します。

  3. 以下の情報を入力します:

    • Vault URL – Vault インスタンスの URL
    • Vault ユーザ – Vault で使用するインテグレーションユーザのユーザ名
    • パスワード – Vault で使用するインテグレーションユーザのパスワード

    • 同期設定 – コンテンツが Vault からダウンロードされるべきか Vault にアップロードされるべきかを決定します。有効な値は以下の通りです。

      この機能が 23R1.3 リリースより前に有効になっている場合、既存の Connection_vod レコードはこのフィールドを入力するために更新が必要です。

    • Vault コンテンツからダウンロード

    • Vault コンテンツにアップロード

      現時点では Vault コンテンツへのアップロードはサポートされていません。

    • WHERE 句 – CRM に同期されるドキュメントタイプの制限
  4. 保存を選択します。
  5. 新しい接続の [その他のアクション] メニューから資格情報の検証を選択して、接続の資格情報を検証します。

保存した接続は、接続セクションの [その他のアクション] メニューで編集または削除することができます。

接続を削除すると、その接続によって作成されたすべての EM_Catalog_vod レコードも失効します。また、関連するすべての Salesforce ファイル、EM_Topic_Material_vod、EM_Event_Rule_vod レコードも削除されます。EM_Event_Material_vod レコードは削除されません。詳細については、同期レコードおよび関連レコードのプロパティを参照してください。

フィールドマッピングの管理

管理者は、Vault のインスタンスと統合した後に Vault のドキュメントオブジェクトと CRM の EM_Catalog_vod 間のマッピングを表示、編集、作成することができます。

デフォルトフィールドマッピング

Vault 接続のバリデーションが行われると、既定のフィールドマッピングのセットが自動的に作成されます。

EM_Catalog_vod フィールド

Vault ドキュメントフィールド

Description_vod

title__v

Name_vod

name__v

RecordType

crm_em_catalog_type__v

Status_vod

status__v

Vault_Document_Version_ID_vod

version_id

これらのシステムフィールドマッピングは削除や変更することができない代わりに、[その他のアクション] メニューを使用して無効にすることができます。

顧客フィールドマッピングの作成

管理者は、デフォルトのフィールドマッピングに加えてカスタムフィールドマッピングを作成することができます。CRM の次のフィールドタイプは、Vault の次ののフィールドタイプにマッピングすることができます:

CRM フィールドタイプ

サポートされている Vault フィールドタイプ

  • RecordType*
  • ブーリアン*
  • 選択リスト (単一選択)*
  • ブーリアン
  • 選択リスト (単一)
  • 文字列

メール

文字列

割合 (%)

数字

電話

  • 数字
  • 文字列

日付

日付

日付/時間

日時

数字

数字

選択リスト (複数選択可)*

選択リスト (複数)

  • テキスト (暗号化)

  • テキスト領域 (リッチ)

  • テキスト領域 (ロング)

  • テキスト領域

  • 数字
  • 日付
  • 日付/時間
  • ブーリアン
  • 選択リスト (単一)
  • URL
  • 文字列

URL

  • URL
  • 文字列

* これらの CRM フィールドタイプでは、Vault 内の値に加えて特定の値をマッピングする必要があります。

カスタムフィールドマッピングを作成するには:

  1. 適切な接続を選択します。

  2. EM カタログマッピングセクションの新規を選択します。

  3. EM カタログフィールド検索ボックスを使用して、適切な EM_Catalog_vod フィールドを選択します。

    ID フィールドと Connection_vod フィールドはマッピングすることができません。

  4. Vault ドキュメントフィールド検索ボックスを使用して、マッピングする互換性のあるドキュメントフィールドを選択します。
  5. 保存または保存して新規作成のいずれかを選択します。

アクティブフィールドのみ、マッピングすることができます。フィールドを同じ接続で複数回マッピングすることはできません。

CRM と Vault 間のフィールド値のマッピング

また、管理者は、次の CRM フィールドタイプの個々の値を Vault のマッピングされたフィールドの個々の値にマッピングする必要があります:

  • RecordType
  • ブーリアン
  • 選択リスト (単一選択)
  • 選択リスト (複数選択可)

次のシステムフィールドには、Veeva によって作成されたデフォルト値のマッピングがあります:

EM_Catalog_vod フィールド

Vault ドキュメントフィールド

EM_Catalog_vod Field Value

Vault Document Field Value

Status_vod

status__v

Staged_vod

  • draft__c
  • draft__vs

Approved_vod

  • approved_for_distribution__c
  • approved__vs

RecordType

crm_em_catalog_type__v

Speaker_Presentation_vod

speaker_presentation_vod__v

Print_Sign_In_Template_vod

print_sign_in_template_vod__v

Print_Invitation_Template_vod

print_invitation_template_vod__v

Contract_vod

contract_vod__v

 

管理者は、デフォルトのマッピングを確認して、これらのフィールドに対する追加の値のマッピングの必要性の可否を判断する必要があります。

CRM フィールドと Vault フィールド値の間のマッピングを作成するには:

  1. EM カタログマッピングテーブルの適切な行に移動します。

  2. アクション列のマッピングの表示を選択します。

  3. 新規を選択します。

  4. CRM 値と Vault 値の選択リストを使用して、マッピングする適切な値を選択します。
  5. 保存または保存して新規作成のいずれかを選択します。

Status_vod フィールドと status__v フィールドの間の値マッピングを追加すると、CRM にマッピングされていないドキュメントタイプの値も含め、すべての Vault ドキュメントライフサイクルのすべての status__v 値がマッピング可能として表示されます。このため、管理者はインテグレーションによってマッピングされた Vault ドキュメントタイプの Vault ドキュメントライフサイクルからの status__v 値のみをマッピングするようにする必要があります。

フィールドと値のマッピングの検証

フィールドと値のマッピングのバリデーションを実行するには、その Vault 接続のメニューの [その他のアクション] から [マッピングのバリデーション] を選択します。

バリデーションが完了したら、結果モーダルから [レポートをダウンロード] を選択して、マッピングに対するバリデーションのすべての正常および失敗の詳細な結果が記載された CSV ファイルをダウンロードします。

データ読み込みを使用して、運用組織で Events Management を Vault と統合する

Veeva では、Sandbox 組織で Vault と CRM の統合の初期設定の際に、Events Management Integration タブの UI を使用することを強く推奨しています。ただし、管理者はデータローダを使用して Sandbox 組織から統合レコードをエクスポートして、適切な運用組織にインポートすることができます。

データローダを使用して、統合に関連する次のオブジェクトのレコードをエクスポートします:

  • Connection_vod – Vault インスタンスとの接続を表します

    管理者は、これらのレコードを運用組織に UPSERT する前に、Last_Sync_Date_vod フィールドと Last_Sync_Status_vod フィールドをクリアする必要があります。これにより、運用組織への初回同期時でもフィールドマッピングのバリデーションが行われます。

  • Connection_Field_Mapping_vod – 各レコードは、EM_Catalog_vod フィールドとドキュメントフィールド間のマッピングを表します
  • Connection_Value_Mapping_vod – 各レコードは、EM_Catalog_vod フィールドの特定の値とドキュメントフィールドの特定の値との間のマッピングを表します

統合のための Vault ドキュメントの作成

Vault のドキュメントレコードを EM_Catalog_vod レコードとして CRM に同期するには、Vault の各レコードの次のフィールドに値を入力します:

  • name__v
  • crm_org__v - レコードの同期先となる CRM 組織を指定します。Vault インスタンスが複数の CRM 組織と連携している場合、この選択リストには複数の値を含めることができます。
  • status__v – ドキュメント レコードのステータス。設定されたフィールド値マッピングに応じて、レコードが CRM 組織と同期されるかどうかが決定されます。
  • crm_em_catalog_type__v – CRM の EM_Catalog_vod レコードのレコードタイプを決定します。
  • 管理者によって定義された、その他のマップ済みフィールド

これらの必須フィールドに加えて、作成した EM_Catalog_vod レコードが CRM で利用できるかどうかを指定するために、以下のフィル―ドに入力します:

Vault 内の講演者プレゼンテーションデッキ

Vault の PowerPoint ドキュメントレコードは、読み取り専用ファイルとして CRM にインポートするように設定することができます。これは、外部のイベント講演者に対し、編集不可の状態で承認済みのプレゼンテーションスライドを提供する場合に便利です。

PowerPoint ドキュメントを読み取り専用として CRM にインポートするかどうかを指定するには、crm_em_presentation_type__v フィールドに値を入力します。次の値が使用可能です:

  • ロック有り – 統合プロセスが発生すると、.pptxファイルは読み取り専用の Powerpoint 閲覧 (.ppsx) ファイルとして EM_Catalog_vod レコードに添付されます。
  • ロック無しまたは空白 – .pptx ファイルは自由にダウンロードおよび編集できる状態で EM_Catalog_vod レコードに添付されます。

crm_em_presentation_type__v フィールドを CRM のフィールドにマッピングする必要はありません。

Vault と CRM の統合のスケジュール

管理者は Veeva プロセススケジューラを使用して、Vault と CRM 間の同期を自動化することができます。

  1. Veeva プロセススケジューラタブに進みます。

  2. Events Management Vault インテグレーションプロセスの横にある編集を選択します。

  3. 適切なプロセスの実行間隔を選択します。
  4. スケジュールが有効になるのチェックボックスを選択します。
  5. 保存を選択します。

Vault と CRM 間の同期

フィールドマッピングとフィールド値マッピングを定義して検証したら、手動で Vault と CRM を同期するか、Veeva プロセススケジューラを使用して CRM と Vault 間のインテグレーションジョブをスケジュールします。

Vault と CRM を手動で同期するには、[Events Management インテグレーション管理] タブの [インテグレーション履歴] テーブルで [同期] ボタンを選択します。

同期プロセス

Vault インスタンスと CRM 組織の間で同期が開始されると、次のプロセスが実行されます:

  • 事前チェックステージでは、接続のフィールドマッピングとフィールド値マッピングのバリデーションが実施されます。

  • CRM の「ステージング済み」ステータスにマッピングされた EM_Catalog_vod レコードが作成または更新されます。また、各 EM_Catalog_vod レコードに対する適切な関連レコード群が作成または更新されます。詳細については、同期レコードおよび関連レコードのプロパティを参照してください。

    このステップは、CRM 組織が Sandbox の場合のみ実施します。

  • CRM の「承認済」ステータスにマッピングされた EM_Catalog_vod レコードが作成または更新されます。また、各 EM_Catalog_vod レコードに対する適切な関連レコード群が作成または更新されます。
  • 「ステージング済み」または「承認済」ステータスにマップされていない EM_Catalog_vod レコードはすべて期限切れになります。期限切れの EM_Catalog_vod レコードに関連付けられた次のタイプのレコードは削除されます:
  • Salesforce ファイル
  • EM_Event_Rule_vod
  • EM_Topic_Material_vod

インテグレーション履歴表の使用

[Events Management インテグレーション管理] タブの [インテグレーション履歴] テーブルで、Vault インスタンスと CRM 間の同期の履歴を表示します。

テーブルの各行は、Vault インスタンスと CRM 組織間の同期を表します。同期中に発生した追加、更新、エラーの合計数が表示されます。管理者は、[その他のアクション] メニューの [ログをダウンロード] を選択してレコードの詳細を含むスプレッドシートをダウンロードすることで、同期の影響を受ける個々のレコードをすべて確認することもできます。

同期および関連レコードのプロパティ

CRM で Vault との同期を介して作成された EM_Catalog_vod レコードには、次のプロパティがあります:

  • Connection_vod – レコードの生成元である Vault インスタンスを表す Connection_vod レコードを参照
  • 以下のフィールドを含む、Vault インスタンスとのすべてのマッピングフィールド:
  • Name_vod
  • Status_vod
  • Description_vod
  • Salesforce のファイルとして添付された Vault ドキュメントバージョンファイル

さらに、Vault 内の対応するドキュメントレコードとその関連レコードを基に、以下の関連レコードも作成されます。

トピックおよび製品資料レコード

これら 2 つのタイプの EM_Topic_Material_vod レコードによって、イベントのトピックまたは製品に資料がリンクされす。次のタイプの EM_Topic_Material_vod レコードが作成されます:

  • Topic_Material_vod type records – ドキュメントレコードに関連付けられた Vault 内の crm_em_event_topic__v レコードを基に作成されます。次のフィールドが自動的に入力されます:
  • Material_Type_vod – 関連付けられた EM_Catalog_vod レコードのレコードタイプ
  • Topic_vod – 作成済みの EM_Catalog_vod レコードを参照
  • Material_vod – 作成済みの EM_Catalog_vod レコードを参照
  • Product_Material_vod タイプレコード – Vault 内の関連付けられたドキュメントレコードの crm_product__v フィールドを基に作成次のフィールドが自動的に入力されます:
  • Material_Type_vod – 関連付けられた EM_Catalog_vod レコードのレコードタイプ
  • Product_vod – ドキュメントレコードの c rm_product__v フィールドの値が入力される
  • Material_vod – 作成済みの EM_Catalog_vod レコードを参照

イベントルールレコード

EM_Event_Rule_vod レコードは、イベント資料を EM_Event_Configuration_vod レコードおよび EM_Event_Configuration_Country_vod レコードにリンクします。EM_Event_vod レコードが作成されるたびに、イベントに関連付けられた EM_Event_Configuration_vod レコードと EM_Event_Configuration_Country_vod レコード (有効な場合) が使用され、関連する資料がイベントに自動的に追加されます。

Material_vod タイプの EM_Event_Rule_vod レコードは、ドキュメントレコードの country__v 複数選択可の選択リストの値、およびドキュメントレコードに crm_em_event_configuration__v レコードが関連付けられているかどうかに基づいて CRM で作成または更新されます。

 

空白の country__v 選択リスト

Country__v で選択した1つまたは複数の国

関連する crm_em_event_configuration__v レコードがありません

イベントルールは作成されません。

イベントルールは、関連する Event_Configuration_Country_vod レコードがドキュメントの定義された国のいずれかに一致するすべてのイベント設定で作成または更新されます。

1 つ以上の関連する crm_em_event_configuration__v レコード

イベントルールは、関連するすべてのイベント設定で作成または更新されます。

イベントルールは、関連するイベント設定に、ドキュメントに定義された国のいずれかに一致する関連する Event_Configuration_Country_vod レコードがある場合、作成または更新されます。

イベント資料レコード

EM_Catalog_vod レコードがインテグレーション処理で作成または更新されると、EM_Event_Rule_vod レコードと EM_Topic_Material_vod レコードから資料要件に一致する既存の EM_Event_vod レコードに対して EM_Event_Material_vod レコードが自動で作成されます。これにより、Vault の資料が適切な新規および既存のイベントで使用できるようになります。

レコードは、関連する EM_Event_vod レコードがロック、キャンセル、またはクローズされていない限り作成されます。

EM_Event_Rule_vod レコード、EM_Topic_Material_vod レコードとは異なり、EM_Event_Material_vod レコードは関連する EM_Catalog_vod レコードの有効期限が切れた場合も削除されません。代わりに、EM_Event_Material_vod レコードに添付された Salesforce ファイルが削除され、エンドユーザが期限切れのコンテンツにアクセスできなくなります。